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          公司法定秘书重要性

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            《公司条例》第154条规定,每间公司必须有秘书(secretary)一名,并可由其中一名董事兼任。公司秘书如属个人,则须通常居于香港,如属法人团体,则须在香港设有注册办事处或营业地点。如秘书职位空?#20445;?#25110;因任何其它原因以致没有能够执行事务的秘书,有关事务可由助理秘书或副秘书代为进行,或由董?#29575;?#26435;的其它高级人员办理。
            秘书可由董事兼任。但《公司条例》第154B条规定,以董事兼秘书双重身份作出的作为是无效的。如某公司档要求由一名董事及一名秘书分别签署并呈交,那么该档不能由身兼秘书的董事个人分别以董?#24459;?#20221;和秘书身份签署后呈交。
            董事可按其认为合适的任期、酬金及条件委任秘书,如此获委任的秘书亦可由董事免任,当然,公司秘书也可辞去其职务,其程序和条件与董事的辞职相同。
            公司要置备秘书登记册,记载下列详情:姓名、曾用名(如属华人?#20197;?#29992;中文姓名,则包括该中文姓名)、别名、通常住址、国籍及身份证号码,或所持有的护照的号码及签发国家;秘书如属法人团体,则记载其法人名称及注册办事处或主要办事处;如某商号的所有合伙?#21496;?#26159;联名秘书,则可述明该商号的名称及主要办事处,以代替上述详情。
            早期公司法理论一般均认为公司秘书只是公司的服务人?#20445;?#20381;别人的批示而行事,无权代表公司订立合约。在以后的发展过程中,判例逐渐承认公司秘书不再只是一般的文秘人?#20493;?#23646;公司的主要行政管理人员。依?#35828;?#20301;,他可以代表公司签署行政管理方面的合约。尽管如此秘书在公司的经营贸易方面仍无权代表公司。但由于两方面的原因,秘书?#29575;?#19978;可能有较大的权力。这两方面的原因是:第一,公司秘书如由董事兼?#38382;保?#33891;事可依章程大纲或细则的授权将其权力?#25351;?#20844;司秘书去行使;第二,公司章程大纲或细则也可直接赋予公司秘书较大的权力。
            理论上认为公司秘书与董事一样,处于公司受托人的地位。因此他必须谨慎勤勉地为公司服务,并不得密谋私益。任?#20301;?#20813;公司秘书责任的章程条款或合约条款均为无效。
            概括地说,公司秘书的工作主要有以下几个方面:
            1.参加公司会议并做记录;
            2.签署?#25215;?#20844;司档:如法定宣告书、资产负债表复本等;
            3.向有关人士发出通知;
            4.办理股份转让的证明;
            5.保存公司的各种名册、登记册;
            6.向处长呈送必要的报告;
            7.处理公司往来函件。
            秘书和董事一样,同为公司的高级职员。
           
            早期公司法理论一般均认为公司秘书只是公司的服务人?#20445;?#20381;别人的批示而行事,无权代表公司订立合约。在以后的发展过程中,判例逐渐承认公司秘书不再只是一般的文秘人?#20493;?#23646;公司的主要行政管理人员。依?#35828;?#20301;,他可以代表公司签署行政管理方面的合约。尽管如此秘书在公司的经营贸易方面仍无权代表公司。但由于两方面的原因,秘书?#29575;?#19978;可能有较大的权力。这两方面的原因是:第一,公司秘书如由董事兼?#38382;保?#33891;事可依章程大纲或细则的授权将其权力?#25351;?#20844;司秘书去行使;第二,公司章程大纲或细则也可直接赋予公司秘书较大的权力。
            理论上认为公司秘书与董事一样,处于公司受托人的地位。因此他必须谨慎勤勉地为公司服务,并不得密谋私益。任?#20301;?#20813;公司秘书责任的章程条款或合约条款均为无效。
           
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